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Entretien professionnel : qui est concerné ?

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Maureen - Management

2021-02-24 09:05:50

Qui est concerné par l’entretien professionnel ?

Tout ce qu’il faut savoir sur l’entretien professionnel

Entretien professionnel : qui est concerné ?

L’entretien professionnel (distinct de l’entretien annuel), est un entretien individuel obligatoire qu’une entreprise doit faire passer à ses collaborateurs pour assurer leur employabilité. Ce dispositif est obligatoire depuis la loi du 5 mars 2014 (réforme de la formation professionnelle), et doit avoir lieu tous les deux ans. Depuis, quelques modalités ont été modifiées, notamment par la loi Avenir professionnel du 5 septembre 2018 (pour plus d’informations à ce sujet vous pouvez retrouver notre article sur l’obligation de l’entretien professionnel).
En quoi consiste l’entretien professionnel ? C'est un véritable outil de management. L’objectif de cet entretien est de faire le point sur la carrière professionnelle du collaborateur. Il s'agit d’envisager ses perspectives d’évolution et d’identifier les moyens pour y parvenir (que ce soit par des besoins de formation, un recours au Conseil en Évolution Professionnelle (CEP) ou à la Validation des Acquis de l’Expérience (VAE) par exemple). Grâce à cet entretien, le salarié devient un véritable acteur de son parcours professionnel.

Tous les 6 ans, l’employeur doit faire un état des lieux récapitulatif. Le bilan des 6 ans permet de vérifier, de prouver que le salarié a bien bénéficié de ses entretiens professionnels et d’au moins une action de formation non obligatoire. Si les conditions ne sont pas remplies, l’entreprise de plus de 50 salariés doit alors abonder le Compte Personnel de Formation (CPF) des collaborateurs concernés de 3000 euros.

Alors qui est concerné par l’entretien professionnel ? Est-ce que chaque salarié doit le passer ? Qui doit planifier les campagnes d’entretiens ? Qui doit les faire passer ? C’est ce que nous allons voir dans cet article.

Au programme de cet article :

Qui passe l'entretien professionnel ?

Qui doit faire passer les entretiens professionnels ?

Qui contrôle l’entretien professionnel ?

Pour résumer en 3 questions

Qui passe l'entretien professionnel ?

L’entretien professionnel concerne normalement chaque salarié à temps plein ou à temps partiel, qu’il soit en CDI (Contrat à Durée Indéterminée), en CDD (Contrat à Durée Déterminée), en CTT (Contrat de Travail Temporaire), en contrat aidé, en contrat de professionnalisation ou d’apprentissage. Ne sont pas concernés les salariés mis à disposition d’entreprises d’accueil, les intérimaires et les sous-traitants.

Est également concerné par l’entretien professionnel, tout collaborateur qui reprend son activité après une absence de longue durée comme :

  • Un retour de long congé (congé maternité, congé d’adoption, congé sabbatique, congé parental d’éducation, congé de proche aidant…)
  • Un retour à l’issue d’un mandat syndical
  • Un retour après un arrêt de travail pour longue maladie (arrêt-maladie d’une durée minimum de 6 mois)
  • Un retour après une période de mobilité volontaire sécurisée dans les entreprises d’au moins 300 salariés
  • Au terme d’une période d’activité à temps partiel après un congé de maternité ou d’adoption

Plus d'informations dans notre article "Qui passe l'entretien professionnel ?"

Qui doit faire passer les entretiens professionnels ?

Tout employeur, qu’il s’agisse d’une petite, d’une moyenne ou d’une grande entreprise, est concerné par l’entretien professionnel et a l’obligation légale de le mettre en place tous les deux ans depuis 2014 (une autre périodicité peut être prévue par un accord collectif, de branche ou d’entreprise).
En revanche, la sanction qui consiste en un abondement correctif du CPF des collaborateurs en cas de non-respect de la loi, ne concerne que les entreprises d’au moins 50 salariés. Attention !  Cela ne veut en aucun cas sous-entendre que les entreprises de moins de 50 salariés ne sont pas soumises à la même obligation. Elles doivent, elles aussi, faire passer à leurs collaborateurs 3 entretiens professionnels tous les 6 ans et être dans la capacité de prouver le bon respect de la loi lors du bilan des 6 ans.

Dans la pratique, l’entretien professionnel est généralement réalisé par le supérieur hiérarchique direct du salarié, son manager. Cependant, il est possible d’affecter une autre personne à cette tâche. Le choix reste à la discrétion de l’employeur qui peut autoriser le personnel qu’il souhaite à réaliser un entretien professionnel. Peut être concerné par l’entretien professionnel et être amené à le faire passer à un employé :

  • le N+1 (manager)
  • une personne du services RH
  • un(e) responsable formation
  • un(e) responsable de développement des compétences

Toute autre personne ayant obtenu une délégation peut conduire un entretien.

De son côté, le service des ressources humaines a la mission d’orchestrer l’organisation et la réalisation des entretiens. Il s’assure ainsi que les managers respectent bien les délais et que chaque salarié bénéficie de son entretien professionnel tous les deux ans. Un bon suivi des entretiens permet de s’inscrire dans une démarche de GPEC (Gestion Prévisionnelle de l’Emploi et des Compétences), d’anticiper les besoins de l’entreprise et d’aider à l’élaboration de plan de formation.  Mettre en place des entretiens peut s'avérer très fastidieux pour le ou la responsable des ressources humaines (RRH) s’il n’a pas un bon outil de gestion des ressources humaines à sa disposition.

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Qui contrôle l’entretien professionnel ?

Le respect de la réalisation des entretiens professionnels peut être contrôlé par les agents de contrôle de l'inspection du travail, les inspecteurs de la formation professionnelle et les agents de la fonction publique de l'Etat de catégorie A, placés sous l'autorité du ministre chargé de la formation professionnelle. Ils peuvent se faire assister par des agents de l'Etat.

Si un employeur concerné par l’entretien professionnel n’a pas respecté les conditions prévues par la loi, et qu’il n’a pas spontanément versé l’abondement correctif sur le CPF des collaborateurs concernés, une mise en demeure du règlement de la somme est envoyée.

A défaut de paiement, l'entreprise se verra dans l’obligation de verser au Trésor public un montant équivalent à l'insuffisance constatée majorée de 100 %.

A savoir :

A la suite de l’épidémie de COVID-19, une ordonnance du 1er avril 2020 venait autoriser les entreprises à réaliser les entretiens professionnels et bilan des 6 ans jusqu’au 31 décembre 2020.
Une nouvelle ordonnance du 3 décembre vient encore prolonger le délai. En effet, les entreprises sont autorisées à réaliser ces entretiens jusqu’au 30 juin 2021. Les abondements correctifs sont donc suspendus jusqu’à cette date.

Pour résumer en 3 questions

1. Qui passe l’entretien professionnel ?

En pratique, tous les salariés à partir du moment où ils acquièrent deux ans d’ancienneté.

2. Qui mène l’entretien professionnel ?

En règle générale, c’est le manager du salarié qui doit mener l’entretien. Mais l’entretien peut être délégué à une autre personne de l’entreprise.

3. Qui contrôle si l’obligation de l’entretien professionnel est respectée ?

Comme le prévoit l’article L. 6323-13 du Code du travail, ce sont les agents des services régionaux de contrôle de la formation professionnelle des Direccte.

Pour en savoir plus :