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Entretien professionnel - quelles sont les dernières obligations ou lois ?

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Maureen - Management

2021-02-09 15:39:27

Que dit la loi à propos de l’entretien professionnel ?

Tout savoir sur l’entretien professionnel : quelle loi, quelle obligation ?

Entretien professionnel - quelles sont les dernières obligations ou lois ?

L’entretien professionnel est un entretien individuel essentiel que les entreprises sont dans l’obligation de faire bénéficier à leurs salariés (distinct de l’entretien annuel d’évaluation). La loi sur l’entretien professionnel fait de cet entretien constructif un moyen d’assurer l’employabilité des collaborateurs. Il doit leur permettre de faire le point sur leur carrière, d’être acteur de leur projet professionnel et de pouvoir déterminer leurs perspectives d’évolution. L’entretien professionnel est aussi, pour l’entreprise, le moyen de gérer le développement des compétences et d'identifier les besoins de formation des salariés. Ainsi, par la gestion des talents, l’entretien professionnel permet d’atteindre les objectifs fixés par l’entreprise et même d’accroître sa performance.
Cet entretien est généralement réalisé tous les deux ans, entre le salarié et son manager. Le responsable hiérarchique, ou toute autre personne ayant eu délégation pour mener l’entretien, doit également respecter certains points clés.

Depuis 2014, la loi sur l’entretien professionnel a évolué. Il est très important pour les entreprises de rester en alerte à ce sujet pour éviter des sanctions financières et des retards dans la réalisation des entretiens.  Notamment avec la pandémie de coronavirus, quelques modifications ont été apportées par l’Etat. Faisons donc un point sur la loi et le nouvel entretien professionnel !

Au programme de cet article :

Nouveautés 2019

Nouveautés 2020

>> Quelles sont les obligations de l'entretien professionnel suite au Covid ?

Nouveautés 2021

Que pensez-vous du nouvel entretien professionnel ?

Comment construire un support pour le nouvel entretien professionnel ?

Pour résumer en 3 questions

Nouveautés 2019


Tout d’abord, deux grandes lois sont à retenir sur l’entretien professionnel :

  • La loi du 5 mars 2014 : Cette loi réforme de la formation professionnelle instaure l’entretien professionnel comme étant obligatoire. L’entreprise doit mettre en place un entretien professionnel tous les deux ans entre le collaborateur ayant au moins deux ans d’ancienneté et son manager. Au bout de 6 ans, l’entreprise doit faire un bilan récapitulatif, un état des lieux de ces entretiens. Il s’agit de faire état des entretiens professionnels réalisés et de pouvoir ainsi prouver que chaque salarié a pu bénéficier de deux mesures sur les trois suivantes :
  • Une action de formation
  • L’acquisition d’éléments de certifications
  • Une progression salariale ou professionnelle
  • La loi “Avenir” publiée le  5 septembre 2018 indique que l’entreprise doit être en mesure de prouver que le salarié a bien profité :
  • d’un entretien professionnel tous les deux ans 
  • d’au moins une formation non obligatoire

Au 1er janvier 2019 étaient donc effectives ces nouvelles dispositions prévues par la loi Avenir professionnel de 2018. Cette loi sur l’entretien professionnel maintient les bases éditées par la loi de 2014 tout en apportant quelques évolutions importantes.

Alors quoi de neuf en 2019 ?

Depuis janvier 2019, le manager, ou toute autre personne désignée pour mener un entretien professionnel, a l’obligation légale de :

L’entretien professionnel, qui doit également être proposé lorsqu’un collaborateur reprend son activité après une longue absence (comme un congé parental ou un arrêt maladie de longue durée), peut avoir lieu depuis janvier 2019, à l’initiative du salarié. Il doit être réalisé à une date antérieure à la reprise de poste.

De plus, depuis le 1er janvier 2019, l’abondement correctif que doit réaliser l’entreprise de plus de 50 salariés en cas de manquement à la bonne réalisation des entretiens professionnels, a été plafonné à 3000 €.

Enfin, la loi indique depuis cette date qu’un accord collectif, un accord de branche ou bien d’entreprise peut prévoir une périodicité différente que celle d’un entretien professionnel tous les deux ans. 

Nouveautés 2020

Quoi de neuf en 2020 ? En raison de la crise sanitaire, deux ordonnances sont venues modifier les délais de réalisation de l’entretien professionnel prévus par la loi:

  • L’ordonnance du 1er avril 2020

Cette ordonnance est venue adapter les dispositions de la loi relative à l’entretien professionnel afin de faire face aux conséquences de la crise sanitaire. Cette ordonnance indiquait donc :

  • Le prolongement du délai de réalisation des états des lieux récapitulatifs jusqu’au 31 décembre 2020. En effet, la date butoir initiale était prévue au 7 mars 2020.
  • Les abondements correctifs du Compte Personnel de Formation des collaborateurs concernés par un manquement dans la réalisation des entretiens professionnels sont suspendus et reprendront à partir du 1er janvier 2021.
  • L’ordonnance du 3 décembre 2020

Une ordonnance du Ministère du travail a été publiée le 3 décembre 2020 au Journal Officiel. Elle vient encore assouplir le délai inscrit dans la loi pour la réalisation de l’entretien professionnel et du bilan des 6 ans. Les entreprises ont jusqu’au 30 juin 2021 pour être à jour. L’ordonnance suspend également l’abondement correctif du CPF des salariés concernés jusqu’à cette date. Au 30 juin 2021, si l’entreprise d’au moins 50 salariés n’a pas respecté son devoir, elle devrait d’elle-même abonder le CPF des collaborateurs concernés d’un montant de 3000 €.

>> Quelles sont les obligations de l'entretien professionnel suite au Covid ?

Aucune modalité n’est précisée dans la loi sur la manière de réaliser un entretien professionnel. Rien ne semble s’opposer à un entretien professionnel en visioconférence. Bien sûr, ce dernier doit respecter toutes les conditions et obligations énoncées dans l’article du Code du travail L.6315-1.

Nouveautés 2021

Quoi de neuf en 2021 ? Pour le moment, aucune nouveauté n’a été publiée en 2021 sur l’entretien professionnel. Bien-sûr, il faut retenir que la date butoir pour l’entretien professionnel et le bilan des 6 ans a été décalée au 30 juin 2021 à cause du coronavirus.

Que pensez-vous du nouvel entretien professionnel ?

Le cadre posé par la loi autour de l’entretien professionnel est finalement plus souple aujourd’hui que l’entretien professionnel initialement prévu par la loi du 5 mars 2014.

  • Lors du bilan des 6 ans l’entreprise de plus de 50 salariés doit seulement faire état de la réalisation d’un entretien professionnel tous les deux ans et d’une action de formation non obligatoire suivie par le salarié, autrement dit « toute action de formation qui conditionne l’exercice d’une activité ou d’une fonction, en application d’une convention internationale ou de dispositions légales et réglementaires » (article L. 6321-2 du code du Travail)
  • Les modalités de l’entretien professionnel sont aménageables notamment par un accord collectif ou de branche (périodicité, critères d’évaluation du parcours professionnel du collaborateur, modalités d’abondement du CPF des salariés…)

Cependant, la loi Avenir avait un effet rétroactif et certaines entreprises pouvaient être pénalisées, dès début 2019, car elles ne remplissaient pas les conditions de cette nouvelle loi mais celles établies par la loi de 2014. C’est pourquoi l’ordonnance “Coquilles” publiée le 21 avril 2019 laisse le choix aux entreprises entre les obligations de réalisation des entretiens professionnels de la loi du 5 mars 2014 et celles du 5 septembre 2018 jusqu’au 31 décembre 2020. Ce droit d’option s’applique de manière individuelle. L’employeur peut choisir de suivre les obligations de la loi du 5 mars 2014 pour un salarié et celles de la loi Avenir professionnel pour un autre.

Comment construire un support pour le nouvel entretien professionnel ?

Certaines entreprises procèdent encore en format papier pour tout ce qui est administratif. Cependant, en ce qui concerne les entretiens individuels et, en particulier l’entretien professionnel, il est préférable de concevoir et de conserver les informations de manière digitale.

Faire des entretiens n’est pas forcément évident. Le support doit permettre de faciliter la conduite des entretiens professionnels et de formaliser le compte-rendu d’entretien. Généralement, une copie est remise aux salariés par les managers.

Certaines trames existent sur internet, mais elles ne sont parfois pas assez complètes. De plus, réaliser un support soi-même peut être parfois fastidieux et chronophage, vous empêchant de vous concentrer sur des tâches plus essentielles.

Une trame bien réalisée permet de récolter des données très importantes dans la gestion des ressources humaines. Elle permet d’aider à :

  • l’élaboration du plan de développement des compétences (qui rassemble les actions de formations retenues par l’employeur)
  • la mise en place de la GPEC (Gestion Prévisionnelle des Emplois et Compétences)
  • accroître la performance de l’entreprise

Avec RH-eScale, organiser un entretien professionnel n’a jamais été aussi simple. Retrouvez parmi toutes les fonctionnalités d’eScale, la possible utilisation d’une trame d’entretien professionnel pré-conçue pour vous permettre de mener votre entretien de manière optimale. Chaque objectif de cet entretien est rempli et l’échange avec le collaborateur est complet. En effet, vous pouvez retrouver plusieurs pages de formulaire reprenant tous les points essentiels de l’entretien professionnel :

  • Identification (y sont renseignées toutes les informations de l’entretien comme le nom du manager, du collaborateur, de l’entreprise, la date…)
  • Le parcours professionnel (satisfactions, envies, besoins du salarié)
  • Le développement depuis le dernier entretien professionnel (formations suivies par le salarié, ses résultats et ses impressions ainsi que les autres actions de développement engagées)
  • Les besoins professionnels du collaborateur
  • Le projet professionnel (souhaits, besoins en accompagnement, avis du manager sur le projet professionnel)
  • Synthèse de l’entretien
  • Autres sujets abordés
  • Rappel des différents dispositifs qu’il est obligatoire de mentionner au salarié selon la loi : le CEP (Conseil en Evolution Professionnelle), la VAE (Validation des Acquis de l’Expérience), le CPF (Compte Personnel de Formation)

Utiliser RH-eScale vous donne toutes les clés pour respecter les obligations légales de l’entretien professionnel et pour suivre les parcours professionnels de vos collaborateurs. Vous gagnez du temps, du lancement à la clôture de la campagne d’entretiens. Toutes les données sont conservées, et restent consultables et exploitables à tout moment. L’objectif est d’assurer un suivi des entretiens professionnels et d’entretenir la meilleure politique RH possible au sein de votre entreprise par la mise en corrélation des aptitudes de vos collaborateurs avec les besoins de l’entreprise.

Pour résumer en 3 questions

1. Quelles obligations incombent à l’employeur concernant l’entretien professionnel ?

Le salarié doit bénéficier d’un entretien professionnel tous les 2 ans et d’un bilan au bout de 6 ans pour vérifier son évolution professionnelle. Pendant l’entretien professionnel, les managers doivent évoquer la VAE, le CEP, l’activation et les abondements possibles du CPF du salarié. Pour respecter la loi sur l’entretien professionnel de 2018, le salarié doit avoir suivi au moins une formation non obligatoire.

2. Jusqu’à quelle date peut-on réaliser l’entretien professionnel et le bilan des 6 ans ?

La date initiale était prévue au 6 mars 2020. Au vu de la pandémie de COVID-19, l’Etat a prolongé ce délai jusqu’au 30 juin 2021.

3. Quelle sanction pour les entreprises en cas de manquement ?

Un manquement à ces obligations est considéré comme une faute. Pour les entreprises d’au moins 50 salariés, cette faute s’accompagne d’une sanction se traduisant par un abondement correctif de 3000 € à verser sur le Compte Personnel de Formation des salariés concernés.