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L’entretien professionnel : quelle loi, quelle obligation ?

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Maureen - Management

2021-02-02 13:39:14

Quelles sont les obligations de l'employeur concernant l'entretien professionnel ?

Tout savoir sur l’entretien professionnel

L’entretien professionnel : quelle loi, quelle obligation ?

Parmi les nombreux entretiens individuels que peut passer un salarié au cours de sa vie en entreprise, on retrouve comme obligation l’entretien professionnel. Cet entretien individuel est un moment d’échange constructif qui permet de faire le point sur la carrière du collaborateur, son projet professionnel et sur ses perspectives d’évolution. Il assure l’employabilité de chaque salarié.
Dans une petite entreprise, le salarié effectue généralement son entretien auprès du Directeur.
Dans les plus grandes entreprises, la planification et la réalisation de ces entretiens sont le plus souvent confiées au responsable hiérarchique du salarié (ou tout autre manager ayant la délégation), au Responsable des Ressources Humaines en lien avec le manager ou bien encore à un responsable de formation.

Ce dispositif est passible de sanction s’il n’est pas réalisé. Il fait partie des obligations légales qui incombent à l’employeur. Au-delà de l’aspect légal, cette obligation d’entretien professionnel est une opportunité car il a ses avantages pour chacune des parties.
 

Pour aller directement où vous souhaitez dans l’article

Depuis quand l’entretien professionnel est-il obligatoire ?

Quand faire le premier entretien professionnel ?

Quand doit avoir lieu cet entretien professionnel ?

Bilan des 6 ans

Quelle sanction en cas de manquement à la réalisation des entretiens professionnels ?

Quelles sont les dernières obligations ou lois ?

Pour résumer en 3 questions

Depuis quand l’entretien professionnel est-il obligatoire ?

Cette obligation d’entretien professionnel existe depuis la loi du 5 mars 2014. Elle a été mise en place dans le cadre de la réforme de la formation professionnelle. Elle est inscrite dans le Code du travail à l’article L. 6315-1 et officiellement obligatoire depuis le 1er janvier 2015.
Cette loi a également instauré le bilan récapitulatif de ces entretiens au bout de 6 ans (ou « bilan des 6 ans ») pour vérifier que le salarié a bien bénéficié d’une évolution dans son parcours professionnel.

Selon la loi de 2014, l’entreprise doit être en mesure de prouver que le collaborateur a au moins bénéficié de deux mesures sur les trois suivantes :

  • Une action de formation
  • L’acquisition d’éléments de certifications
  • Une progression salariale ou professionnelle 

Puis, la loi Avenir professionnel du 5 septembre 2018 est venue préciser et modifier certaines modalités de la loi du 5 mars 2014. Ces nouvelles dispositions sont applicables dès le 1er janvier 2019. L’entreprise doit désormais prouver que le salarié a bien bénéficié :

  • d’un entretien professionnel tous les deux ans 
  • d’au moins une formation non obligatoire

Cette loi de 2018 oblige également le manager (ou toute personne menant l’entretien) à évoquer auprès du salarié :

Une ordonnance appelée “Coquilles” instaure une période transitoire jusqu’au 31 décembre 2020 et permet aux entreprises de prouver la bonne réalisation des entretiens selon les conditions de la loi de 2014 ou selon celles de la loi de 2018. Dans les deux cas les conditions sont cumulatives et non exclusives. 

Quand faire le premier entretien professionnel ?

L’obligation d’entretien professionnel concerne les collaborateurs ayant au moins deux ans d’ancienneté dans l’entreprise. Toutefois, les employés ayant moins d’ancienneté peuvent aussi en bénéficier.
La loi sur la réforme de la formation professionnelle du 5 mars 2014 avait fixé la date d’échéance du premier entretien professionnel des salariés déjà embauchés, au 7 mars 2016. Ceux entrés dans les effectifs le 7 mars 2014 doivent le passer dans un délai de deux ans à partir de la date d’embauche (sauf accord d’entreprise ou de branche prévoyant une périodicité plus longue).

Quand doit avoir lieu cet entretien professionnel ? 

Comme expliqué ci-dessus, l’entreprise est dans l’obligation de passer un entretien professionnel tous les deux ans à son salarié. Depuis la loi du 5 septembre 2018, il faut savoir qu’une périodicité différente peut être prévue par un accord de branche ou d’entreprise. 

Il doit aussi être systématiquement proposé à tout salarié qui reprend son activité après une longue absence

Quand doit-on faire passer cet entretien ?

  • Après un retour de congé (de maternité, d’adoption, sabbatique, parental d’éducation, de proche aidant…)
  • Au retour d’un arrêt-maladie de longue durée
  • Au retour à l’issue d’un mandat syndical
  • Au retour d’une période de mobilité volontaire sécurisée dans les entreprises d’au moins 300 salariés
  • Au terme d’une période d’activité à temps partiel après un congé de maternité ou d’adoption

Dans ces cas de figure, l’entretien professionnel dit « entretien de reprise d’activité », qui est une obligation, doit permettre de faciliter la réintégration du salarié. 

Quand faire l’entretien professionnel ? 

Avant le 2ème anniversaire de l’arrivée du collaborateur dans l’entreprise.

Nota Bene : Applicable depuis le 1er janvier 2019 à la suite de la loi du 5 septembre 2018, l’entretien professionnel pour une reprise d’activité après une période d’interruption, peut être proposé à l’initiative du collaborateur lui-même, à une date antérieure à sa reprise de poste.

Bilan des 6 ans 

Depuis la loi du 5 mars 2014, les entreprises sont tenues de faire un état des lieux tous les 6 ans dans le cadre de l’obligation de l’entretien professionnel. Cela permet de vérifier que les salariés ont bien bénéficié d’entretiens professionnels.
Le bilan des 6 ans peut être complété lors du 3ème entretien professionnel ou ultérieurement tant qu’il est réalisé dans le délai imparti. Il doit établir que certains critères ont bien été respectés. En pratique, et comme nous l’avons précisé précédemment, depuis la loi Avenir du 5 septembre 2018, l’entreprise, via l’obligation de l’entretien professionnel, doit apporter la preuve que : 

  • Le salarié a bien bénéficié d’un entretien professionnel tous les deux ans 
  • Le salarié a au moins suivi une action de formation non obligatoire

Il est donc très important de conserver une copie du compte-rendu rédigé au cours de chaque entretien professionnel, avec remise au salarié possible de la formalisation des échanges.

Comme l’obligation de l’entretien professionnel existe depuis la loi de mars 2014, le premier bilan des 6 ans devait avoir lieu en mars 2020

Quelle sanction en cas de manquement à la réalisation des entretiens professionnels ?

Si au cours des 6 dernières années, le salarié n’a pas bénéficié de ces entretiens ou d’au moins une formation non obligatoire, l’entreprise (d’au moins 50 salariés) doit procéder « spontanément » à un abondement correctif du Compte Personnel de Formation (CPF) du collaborateur concerné.  

Le montant maximum de cette sanction ne peut dépasser 6 fois le montant annuel crédité en temps normal sur le CPF. Le CPF est normalement crédité de 500 euros par an, l’abondement correctif ne peut alors dépasser 3000 euros

Même si aucune sanction n’est prévue pour les entreprises de moins de 50 salariés sur l’obligation de l’entretien professionnel, la réalisation des 3 entretiens et du bilan des 6 ans reste une obligation légale.

Pour être bien en règle avec la loi, il est conseillé aux entreprises de :

  • Bien former les managers à la réalisation de l’entretien professionnel 
  • Proposer une trame d’entretien professionnel et de bilan des 6 ans pour ne pas omettre de points clés
  • Garder précieusement toute trace des entretiens et du parcours professionnel des collaborateurs

Notre programme de gestion RH-eScale vous permet de respecter l’obligation de l’entretien professionnel. Vous gagnez du temps sur la gestion de tous vos entretiens professionnels et vous vous donnez les moyens d’être en conformité avec la loi. Toutes les informations sont stockées, consultables et exploitables à tout moment. Utiliser RH-eScale, c’est permettre la gestion optimale de vos entretiens. Notre logiciel vous donne les clés pour mieux construire et suivre le parcours professionnel de vos collaborateurs : gestion des compétences, des talents, de la formation et suivi des entretiens. 

Quelles sont les dernières obligations ou lois ?

>> L’ordonnance du 1er avril 2020 suite à l'épidémie de COVID-19

À la suite de la crise sanitaire due à la pandémie de coronavirus, l'État a décidé d’être plus souple quant à la réalisation de l’état des lieux récapitulatif de l’entretien professionnel qui est une obligation :

  • Les entretiens d’état des lieux prévus en 2020 pourront avoir lieu jusqu’au 31 décembre 2020 et ne déclencheront pas d’obligation d’abondement du CPF des salariés au cours de l’année 2020.
  • Les abondements correctifs établis lors des bilans récapitulatifs réalisés en 2020 ne seront dus qu’à partir du 1er janvier 2021.
  • Le versement de l’abondement au titre de 2020 devra être réalisé dans le cadre des contributions au titre de la formation professionnelle avant le 1er mars 2021.

>> L’ordonnance du 3 décembre 2020

L’épidémie de COVID-19 étant toujours d’actualité, cette ordonnance vient encore décaler la date butoir de l’obligation de réalisation de l’entretien professionnel ainsi que des états des lieux récapitulatifs.  

Ces derniers peuvent être réalisés jusqu’au 31 juin 2021 et les abondements correctifs sont donc suspendus jusqu’à cette date.

Retrouvez plus de détails à propos des dernières lois sur l’entretien professionnel.

Pour résumer en 3 questions

1. Quand doit-on réaliser l’entretien professionnel ?

En règle générale, l’obligation de l’entretien professionnel est tous les deux ans ainsi que lors d’un retour après une absence de longue durée. 

2. Le bilan des 6 ans : c’est quoi ?

Tous les 6 ans, l’entreprise doit réaliser un état des lieux récapitulatif des entretiens professionnels. L’employeur doit pouvoir démontrer que ses collaborateurs ont bien bénéficié de 3 entretiens professionnels et d’une évolution professionnelle.

3. Quelle sanction en cas d’infraction à la loi ?

En cas de manquement à ses obligations, l’employeur d’une entreprise, d’au moins 50 salariés, doit abonder le Compte Personnel de Formation (CPF) des collaborateurs concernés jusqu’à 3000 euros. 

Pour en savoir plus :

- Découvrez pourquoi faire un entretien professionnel ?

- Tout sur les acteurs de l'entretien professionnel