Protection des données RGPD

Qui est le « Responsable du traitement »

Par définition, le Responsable du traitement est "la personne, l'autorité publique, le service ou l'organisme qui détermine ses finalités et ses moyens".

Votre responsable du traitement est donc une personne interne à votre entreprise ou organisation, utilisatrice de la solution web eScale d’Actif Solution. Nous vous recommandons de consulter votre hiérarchie afin qu’elle puisse vous orienter vers le Responsable du traitement de votre entreprise ou organisation.

Actif Solution est l’éditeur des applications : ‘’sous-domaine’’.RH-escale.com, admin.RH-escale.com et RH-escale.com. Actif Solution s'engage à ce que la collecte et le traitement de vos données personnelles effectués avec ces applications soient conformes au Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD) et à la loi Informatique et Libertés.

Pourquoi l’application web eScale collecte-t-elle vos données personnelles ?

Dans l’application ‘’sous-domaine’’.RH-escale.com, vos données personnelles sont recueillies en tant que salarié d’une entreprise ou organisation cliente de la société Actif Solution et utilisatrice de sa solution de gestion des entretiens (entretiens d’évaluation, entretiens professionnels, et autres types d’entretiens).

Ces données font l’objet d’un traitement informatique dont les finalités sont :

• le lancement, le suivi d’avancement et la gestion de campagnes d’entretiens des salariés de votre entreprise ou organisation, permettant de créer des entretiens en masse ou de façon unitaire
• la gestion de ces entretiens, grâce aux actions possibles suivantes :
  • préparer, commencer, reprendre, soumettre, valider, refuser
  • relancer, clôturer, supprimer
  • annoter (avis de la DRH, notes des managers)
  • consulter
• l’analyse, par la DRH de votre entreprise ou organisation, des informations collectées lors des entretiens, au service de la définition et de la mise en œuvre de la politique RH de votre entreprise ou organisation ; cette analyse peut porter sur des informations collectées lors d’entretiens réalisés au titre de campagnes passées, notamment pour suivre l’évolution des informations analysées dans le temps.

Vos données personnelles, pertinentes et proportionnées par rapport aux finalités ci-dessus, ne sont utilisées que dans le cadre strict de ces finalités.

Elles sont, notamment, relatives à votre identification, à votre fonction et situation au sein de votre entreprise ou organisation, à votre parcours professionnel, à l’appréciation du bilan de la période écoulée depuis le dernier entretien, à votre profil de compétences, à l’appréciation de votre développement (formation, autres) et à votre projet de développement, à vos besoins professionnels, à votre projet professionnel, aux avis et commentaires de votre DRH et de vos managers sur ces données.

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Dans l’application admin.RH-escale.com, uniquement accessible à la personne au sein de votre entreprise ou organisation ayant le rôle d’Administrateur de votre application ‘’sous-domaine’’.RH-escale.com, les données recueillies permettent à celui-ci de créer, déployer et gérer votre application eScale ‘’sous-domaine’’.RH-escale.com.

Les données recueillies via l’application admin.RH-escale.com, pertinentes et proportionnées par rapport aux finalités ci-dessus, ne sont utilisées que dans le cadre strict de ces finalités.

Elles permettent à votre Administrateur, de paramétrer son compte d’administration (par exemple modifier le responsable du compte, changer son mot de passe), de consulter et gérer l’offre souscrite par votre entreprise ou organisation (par exemple opter pour une formule upgradée), de modifier les informations de facturation (par exemple ajouter un moyen de paiement, modifier l’adresse ou le contact de facturation, suivre l’historique des factures), de suivre la réalisation des sauvegardes et des restaurations, ainsi que de gérer la liste des personnes de votre entreprise ou organisation ayant les droits de type « RH » sur l’application ‘’sous-domaine’’.RH-escale.com.

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L’application RH-escale.com est le site vitrine d’Actif Solution pour sa solution de gestion des entretiens individuels, librement accessible au grand public. Elle permet à un utilisateur qui s’y connecte, sans saisie d’identifiant ou de mot de passe ou autre information, de découvrir les fonctionnalités et caractéristiques de cette solution.

Elle permet également à un utilisateur d’essayer gratuitement la solution sur une durée de temps limitée ou bien de souscrire directement à l’offre de son choix. Dans ces 2 cas, les données recueillies via l’application RH-escale.com, pertinentes et proportionnées par rapport aux finalités ci-dessus, ne sont utilisées que dans le cadre strict de ces finalités.

Elles permettent d’identifier la personne souhaitant faire un essai gratuit ou bien souscrire à l’offre, cette personne faisant alors fonction d’Administrateur (nom, prénom, adresse mail, mot de passe, dénomination ou raison sociale de l’entreprise ou organisation pour laquelle l’essai gratuit ou la souscription de l’offre est demandée, confirmation de la lecture et de l’acceptation des CGU).

Qui sont les destinataires de vos données personnelles ?

Dans le strict cadre des finalités énoncées, les destinataires de vos données personnelles gérées par l’application ‘’sous-domaine.RH-escale.com’’ sont vos managers et les services RH de votre entreprise ou organisation.

Dans le strict cadre des finalités énoncées ci-dessus, les destinataires des données recueillies par les applications admin.RH-escale.com et RH-escale.com sont l’Administrateur de votre application ‘’sous-domaine’’.RH-escale.com au sein de votre entreprise ou organisation, ainsi que, chez Actif Solution, les personnes en charge de la facturation/recouvrement des factures et des relations commerciales avec votre entreprise ou organisation.

Formation et sensibilisation des collaborateurs d’Actif Solution

Tous les salariés et prestataires d'Actif Solution participant à la maintenance et à l’évolution de l’application web eScale sont sensibilisés aux principes de la loi Informatique et Libertés et du Règlement général sur la protection des données (RGPD) en vigueur à compter du 25 mai 2018.

Quelle est la durée de conservation de vos données personnelles ?

La durée de conservation de vos données personnelles correspond à la durée de mise en œuvre des finalités énoncées plus haut.

Le registre des activités de traitement de l’application web eScale précise la durée de conservation des données personnelles pour chaque finalité.

Pour toute information, vous pouvez contacter le Responsable du traitement de votre entreprise ou organisation, ou bien le Responsable des Données Personnelles d’Actif Solution à l’adresse indiquée au paragraphe "Vos contacts".

Pourquoi les applications eScale utilisent-t-elles des cookies ?

Un cookie est un petit fichier informatique, un traceur, déposé et lu par exemple lors de la consultation d'un site internet, de la lecture d'un courrier électronique, de l'installation ou de l'utilisation d'une application web ou d'une application mobile et ce, quel que soit le type de terminal utilisé connecté à internet (ordinateur, smartphone, liseuse numérique, console de jeux vidéo, etc.).

Dès lors qu'il n’est pas strictement nécessaire au fonctionnement du site concerné, le dépôt d’un tel traceur sur le terminal est soumis à votre consentement.

Les types de cookie suivants sont déposés sur l’application web eScale :

• cookies internes nécessaires au site pour fonctionner : ils permettent à l’application de fonctionner de manière optimale. Vous pouvez vous y opposer et les supprimer en utilisant les paramètres de votre navigateur, cependant votre expérience utilisateur risque d’être dégradée voire impossible ; ces cookies sont :
  • Cookiebar : il gère l’autorisation de l’utilisation de cookies par
  • l’application eScale ; sa durée de conservation est de 1 mois Rd : il permet la connexion au serveur d’entretiens ; sa durée de conservation est de 36 heures
  • RGPDAllow : il permet de s'assurer que vous avez bien pris en compte notre politique de protection des données
• cookies de mesure d’audience : ils permettent d’adapter une application aux demandes de ses utilisateurs visiteurs, de mesurer le nombre de visites, le nombre de pages vues ainsi que l'activité des visiteurs sur le site et leur fréquence de retour. L’application web eScale n’utilise aucun cookie de ce type.

Si vous souhaitez en savoir plus sur les cookies, leur fonctionnement et leur utilisation, consultez le site de la CNIL ou cliquez sur le bouton suivant : En savoir plus sur les cookies, leur fonctionnement et les moyens de s’y opposer

De quels droits disposez-vous pour la protection de vos données personnelles ?

• droit d’opposition : vous pouvez vous opposer, pour des motifs légitimes, à figurer dans un fichier de l’application web eScale ; par exemple, lorsque vos données personnelles ne sont pas, ou ne sont plus, pertinentes et proportionnées ou nécessaires par rapport aux finalités énoncées ci-avant, vous pouvez demander à ce qu’elles ne fassent plus l’objet de traitement ou demander la limitation de leur utilisation
• droit d’accès direct : vous pouvez demander à ce que l’on vous communique l’intégralité de vos données personnelles gérées par l’application web eScale, par exemple pour vous informer quant aux finalités de leurs traitements, du type de données enregistrées, de l’origine et des destinataires des données, des éventuels transferts de ces informations vers des pays n’appartenant pas à l’Union Européenne. L'exercice de ce droit vous permet de contrôler vos données et, au besoin, de les faire rectifier ou effacer
• droit de rectification : vous pouvez demander à rectifier, compléter, actualiser, verrouiller ou effacer des données personnelles inexactes, incomplètes, périmées ou les données dont la collecte, l'utilisation, la communication ou la conservation est interdite
• droit à l’effacement : vous pouvez demander l’effacement de vos données personnelles lorsque la durée de leur conservation est écoulée
• droit à la portabilité de vos données : vous pouvez demander une copie de vos données personnelles gérées par l’application web eScale
• droit de retrait de consentement : vous pouvez retirer votre consentement à tous les traitements effectués sur vos données personnelles nécessitant votre consentement explicite
• droit à l’oubli : vous pouvez demander la suppression d’une donnée personnelle si elle porte atteinte à votre vie privée

Si vous souhaitez exercer vos droits ou en savoir plus, vous pouvez adresser votre demande au Responsable du traitement de votre entreprise ou organisation, ou bien au Responsable des Données Personnelles d’Actif Solution à l’adresse indiquée au paragraphe "Vos contacts".

A qui pouvez-vous vous adresser en cas de contestation ou de demande relative au traitement de vos données personnelles ?

Vous pouvez contacter le Responsable du traitement / Responsable des Données Personnelles de votre entreprise ou organisation, ou bien le Responsable des Données Personnelles d’Actif Solution à l’adresse indiquée au paragraphe "Vos contacts" selon les modalités précisées à ce paragraphe.

Si la réponse reçue ne vous satisfait pas, vous pouvez vous adresser à la CNIL selon les modalités mentionnées sur son site.

Vos contacts

Pour exercer vos droits, ou contacter le Responsable des Données Personnelles d’Actif Solution pour toute information complémentaire ou réclamation, il vous suffit de vous adresser :

• par mail, en indiquant dans l’objet : « Informatique et Libertés », à : rgpd@rh-escale.com
• ou par courrier postal à l’adresse :
  ACTIF SOLUTION
  Informatique et Libertés
  270 boulevard Georges Clémenceau
  59700 Marcq en Baroeul