Retrouvez les personnes chargées de faire passer les entretiens professionnels

Comment se préparer à un entretien professionnel ?

Un manager prépare l’entretien professionnel d’un salarié

Vous avez sans nul doute déjà entendu parler de l’entretien professionnel si vous travaillez en entreprise. Cet entretien individuel est obligatoire depuis la loi de 2014 réformant la formation professionnelle. La règle est la suivante : en cas de reprise d’activité et tous les deux ans (ou autre périodicité respectée par l’entreprise suivant un accord de branche, d’entreprise ou encore un accord collectif), l’entreprise doit faire bénéficier le salarié d’un entretien professionnel. Cet entretien est généralement mené par le responsable hiérarchique (le N+1) ou par toute personne jugée apte à le réaliser selon l’employeur. Si vous êtes amené(e) à animer un entretien professionnel, il vous faut être préparé(e) et comprendre la raison d’être de cet entretien. Alors comment se préparer pour un entretien professionnel ? C’est ce que nous allons approfondir dans cet article !

Pour vous retrouver plus facilement dans l’article

Quel est l'objectif de l'entretien professionnel ?

Trois objectifs de l'Entretien Professionnel

Comment préparer un entretien professionnel ?

Que faire si un salarié refuse de passer son entretien professionnel ?

Pour résumer en 3 questions

Quel est l'objectif de l'entretien professionnel ?

L’entretien professionnel consiste en un échange privilégié entre le salarié et, en règle générale, son manager. L’objectif de cet entretien est de faire un point sur la carrière professionnelle du collaborateur, d’analyser quelles sont ses perspectives d’évolution et les moyens à mettre en place pour concrétiser son projet professionnel. Cet entretien est une véritable opportunité pour l’employé(e) et en tant que manager vous devez bien garder cela en tête. Cet entretien ne doit pas être confondu avec l’entretien annuel d’évaluation lors duquel vous évaluez la performance du salarié selon l’atteinte d’objectifs préalablement établis. Votre rôle lors de l’entretien professionnel est de pratiquer une écoute active et d’accompagner le salarié dans une démarche d’évolution professionnelle. Vous pourrez mettre en corrélation les souhaits du salarié avec les objectifs et la stratégie de l’entreprise. Ainsi, l’entretien professionnel profite, et au salarié, et à l’entreprise. Cette dernière a tout à gagner en prenant à cœur de développer les compétences et les talents internes. Il est donc très important de bien se préparer à un entretien professionnel lorsqu’on est manager !

Trois objectifs de l'Entretien Professionnel

Vous pouvez donc vous dire qu’il y a trois grands objectifs quand on réalise un entretien professionnel :

- Respecter l’obligation légale que représente cet entretien pour l’entreprise. Au bout de 6 ans, un récapitulatif des entretiens professionnels doit être réalisé pour apporter la preuve que chaque salarié a bien pu bénéficier de plusieurs entretiens professionnels. Le collaborateur devra également avoir suivi au moins une formation non obligatoire pour compléter les critères édictés par la loi. En cas de manquement à cette obligation, l’entreprise d’au moins 50 salariés pourra, en cas de contrôle, se voir infliger une sanction : elle devra abonder le Compte Personnel de Formation des salariés concernés à hauteur de 3000 €.

- Assurer l‘employabilité des salariés en les accompagnant et en suivant leur parcours professionnel. Vous leur donnez ainsi les clés pour évoluer et développer leurs compétences.

- Mettre en parallèle les envies et besoins des collaborateurs avec la stratégie de l’entreprise. L’entretien professionnel est aussi un excellent moyen de prendre le pouls et de collecter des données très importantes dans l’amélioration de la politique RH de l’entreprise.

Certaines solutions digitales existent et aident les managers à se préparer à un entretien professionnel ! Notre logiciel RH-eScale facilite la réalisation de toutes sortes d’entretiens individuels et vous fait gagner un temps considérable. Réaliser en toute simplicité vos entretiens grâce à des formulaires et supports d’entretien préconçus. Découvrez de nombreux modules vous permettant de suivre au plus près vos collaborateurs et de gérer au mieux les talents internes : catalogues de formation, répertoire des métiers personnalisable, affectation de formation… A l’aide du module « Analyse », vous pouvez même traiter des données cruciales collectées lors des entretiens et rester en alerte concernant le climat social au sein de l’entreprise.

N’hésitez plus et testez gratuitement et dès maintenant 100% des fonctionnalités de RH-eScale !

Comment préparer un entretien professionnel ?

Pour bien se préparer à un entretien professionnel en tant que manager ou en tant que personne ayant eu une délégation pour le faire, il faut d’abord savoir comment se déroule cet entretien ! Sachez que différents sujets doivent être abordés :

Parcours professionnel du salarié
Souhaits d’évolution, besoins d’accompagnement et de formation
Bilan sur les formations et actions menées depuis le dernier entretien ou depuis l’embauche
Besoins et projets de l’entreprise sur lesquels le salarié peut se positionner
Plan d’action dans le but de concrétiser le projet de carrière du collaborateur ou de la collaboratrice

Un manager liste les différents sujets à aborder lors de l'entretien professionnel. Un manager liste les différents sujets à aborder lors de l'entretien professionnel.

Attention : la loi Avenir de 2018 vous oblige, en tant que manager, à indiquer au salarié lors de l’entretien professionnel qu’il ou elle peut recourir à la VAE et au CEP. Vous devez également lui dire comment activer et utiliser son CPF pour financer ses formations.

Maintenant que vous savez exactement en quoi consiste l’entretien professionnel, voyons l’ordre chronologique des actions à mener pour bien se préparer à un entretien professionnel :

1. Après avoir été prévenu par votre responsable des Ressources Humaines que vous devez réaliser l’entretien professionnel, vous devez avant toute chose prévenir le salarié. Il faut lui laisser assez de temps pour préparer au mieux cet entretien. Vous pouvez lui envoyer la demande de rendez-vous par e-mail un mois avant la date de l’entretien professionnel par exemple. Vous gardez ainsi une trace écrite. Vous pouvez indiquer dans l’e-mail l’objectif de l’entretien, le lieu et l’heure.

Regroupez ensuite toutes les informations sur votre collaborateur ou votre collaboratrice (formations suivies, fiche de poste, comptes-rendus des précédents entretiens s’il y en a eu… depuis son arrivée.)
Listez les propositions d’évolution professionnelle que vous souhaitez faire lors de l’entretien après avoir recherché les besoins de l’entreprise et les postes éventuellement à pourvoir.
Le jour J, indiquez au collaborateur ou à la collaboratrice comment va se dérouler l’entretien.
Lors d’un entretien professionnel, n’oubliez pas que c’est le salarié qui doit s’exprimer le plus. Vous devez écouter, conseiller et informer.
N’oubliez pas de parler des recours possibles au CEP, à la VAE et l’utilisation du CPF.
A la fin de l’entretien, une synthèse doit être réalisée. Chacun de vous devra conserver une copie de ce compte-rendu qui pourra apporter la preuve de la bonne réalisation de l’entretien en cas de contrôle éventuel.

Pour plus d'infos, retrouvez notre article "Comment préparer un entretien professionnel ?"

Que faire si un salarié refuse de passer son entretien professionnel ?

Si la loi oblige les entreprises à réaliser des entretiens professionnels, techniquement, un salarié n’est pas dans l’obligation d’accepter ce rendez-vous. Il n’est d’ailleurs pas obligé de signer le compte-rendu d’entretien. Un salarié qui refuse un entretien professionnel, cela peut donc arriver. Que faire dans cette situation ? C’est là que l’on retrouve l’importance de garder une trace écrite des échanges avec le salarié concernant l’entretien professionnel. Si vous avez un e-mail reprenant le refus du salarié quant à la réalisation de l’entretien, vous pouvez le garder comme preuve en cas de contrôle, pour indiquer que l’entreprise a bien fait la démarche de proposer l’entretien professionnel au salarié mais qu’il a fait le choix de ne pas en bénéficier. Si vous n’avez pas de preuve écrite, vous pouvez demander au salarié concerné de vous faire un papier attestant son refus de passer son entretien.

Pour résumer en 3 questions

1. Quels sont les objectifs de l’entretien professionnel ?

Assurer l’employabilité des salariés, respecter une obligation légale, faire coïncider les souhaits d’évolution du salarié avec les besoins de l’entreprise.

2. Quelles sont les étapes de préparation de l’entretien professionnel ?

Convoquer le salarié, réunir les informations le concernant. Le jour J, évoquer auprès de lui la VAE, le CEP et le CPF.

3. Un salarié peut-il refuser de passer un entretien professionnel ?

Oui. Un salarié n’est pas obligé d’accepter de passer un entretien professionnel.

Pour en savoir plus :

Comment réaliser un entretien professionnel ?